Považujeme ochranu osobních údajů za nedílnou součást svých závazků nejen vůči klientům a zaměstnancům, ale také vůči Vám, návštěvníkům našich webových stránek. Ochraně osobních údajů proto věnujeme náležitou pozornost a při zajištění ochrany osobních údajů jednáme v souladu s právními předpisy.
Na této stránce naleznete informace o tom, jaké osobní údaje zpracováváme v případě, že jste návštěvníkem našich webových stránek nebo jaké osobní údaje zpracováváme v rámci náborového procesu.
Informační memorandum o zpracování osobních údajů na webových stránkách
Státní pokladna Centrum sdílených služeb, s. p. IČO: 036 30 919, se sídlem Na vápence 915/14, Žižkov, 130 00 Praha 3, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, pod sp. zn. A 76922, (dále jen „SPCSS“ nebo „my“) považuje ochranu osobních údajů za nedílnou součást svých závazků nejen vůči klientům a zaměstnancům, ale také vůči Vám, návštěvníkům našich webových stránek. Ochraně osobních údajů proto věnujeme náležitou pozornost a při zajištění ochrany osobních údajů jednáme v souladu s právními předpisy.
Na této stránce naleznete informace o tom, jaké osobní údaje zpracováváme v případě, že jste návštěvníkem našich webových stránek. Naleznete zde informace, zda a jaké osobní údaje zpracováváme na základě různých právních základů (důvodů), k jakým účelům údaje zpracováváme, komu je můžeme předávat a jaká máte v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů práva. Považujte tedy prosím tento dokument za důležitý zdroj informací o tom, jak zpracováváme Vaše osobní údaje.
A. Jaké osobní údaje zpracováváme?
Zpracováváme následující osobní údaje:
- Údaje o chování na webu, kterými se rozumí zejména IT identifikátory, informace o tom, jak využíváte naše webové stránky apod.,
- Odvozené údaje, kterými se rozumí údaje, které dovodíme analýzou předchozí kategorie údajů.
B. Jak na našem webu používáme cookies a dalších technologií?
Pokud navštívíte náš web, do Vašeho zařízení ukládáme a následně z něj čteme malé soubory jako cookies. Cookie je malý soubor písmen a čísel, který ukládáme ve Vašem internetovém prohlížeči nebo pevném disku Vašeho počítače. Některé cookies nám umožňují propojit Vaše aktivity během prohlížení našich stránek od chvíle, kdy otevřete okno webového prohlížeče, do okamžiku, kdy jej zavřete. Ve chvíli, kdy zavřete okno internetového prohlížeče, se tyto cookies vymažou. Jiné zůstávají v zařízení po nastavenou dobu a aktivují se pokaždé, když navštívíte webovou stránku, která konkrétní cookie vytvořila.
Dále můžeme používat další technologie podobné cookies, které umožňují zjistit, že jste přistoupili k určitému obsahu a získat údaje o Vašem zařízení. O všech těchto technologiích budeme pro zjednodušení v tomto dokumentu dále mluvit jako o cookies. Cookies do Vašeho zařízení nejen ukládáme, ale také čteme ty cookies, které do Vašeho zařízení uložil náš web. Dále v tomto dokumentu budeme pro jednoduchost mluvit pouze o ukládání.
Využívání souborů cookies a dalších technologií
Pokud navštívíte náš web, do vašeho zařízení ukládáme a následně z něj čteme malé soubory jako cookies. Cookie je malý soubor písmen a čísel, který ukládáme ve vašem internetovém prohlížeči nebo pevném disku vašeho počítače. Některé cookies nám umožňují propojit vaše aktivity během prohlížení našich stránek od chvíle, kdy otevřete okno webového prohlížeče, do okamžiku, kdy jej zavřete. Ve chvíli, kdy zavřete okno internetového prohlížeče, se tyto cookies vymažou. Jiné zůstávají v zařízení po nastavenou dobu a aktivují se pokaždé, když navštívíte webovou stránku, která konkrétní cookie vytvořila. O všech těchto technologiích budeme pro zjednodušení v tomto dokumentu dále mluvit jako o cookies. Cookies do vašeho zařízení nejen ukládáme, ale také čteme ty cookies, které do vašeho zařízení uložil náš web. Dále v tomto dokumentu budeme pro jednoduchost mluvit pouze o ukládání.
Jaké druhy cookies používáme a k čemu slouží?
Na našich webových stránkách používáme různé druhy cookies a některé z nich do Vašeho zařízení ukládá či používá přímo náš web, jiné ukládají a čtou nástroje třetích stran, které využíváme. Některé z nich můžeme používat bez Vašeho souhlasu, jiné pouze s ním. Na našem konkrétně používáme následující cookies:
Souhlas s výše uvedenými účely je udělován na 12 měsíců, po této době Vás o udělení souhlasu požádáme znovu. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat nebo své preferenci změnit pomocí tlačítka umístěného v levém dolním rohu obrazovky nebo pomocí odkazu v sekci Nastavení cookies a související zpracování níže.
Nastavení cookies a související zpracování
Nastavení Cookies zde >>
Předvolby souborů cookie můžete kdykoli změnit kliknutím na odkaz výše. To Vám umožní znovu zobrazit lištu s nastavením souhlasů se soubory cookies a změnit své preference nebo svůj souhlas ihned odvolat.
Kromě toho různé prohlížeče poskytují různé způsoby blokování a mazání souborů cookie používaných webovými stránkami. Můžete změnit nastavení svého prohlížeče tak, aby blokoval/smazal soubory cookie. Detailní informace o nastavení ukládání souborů cookies ve Vašem prohlížeči najdete na stránkách poskytovatele konkrétního prohlížeče. Pro nejrozšířenější prohlížeče to jsou:
Podrobnosti najdete na stránkách AboutCookies.org
Pokud používáte jiný prohlížeč, můžete způsob, jak odstranit a blokovat cookies, najít přímo v jeho nápovědě.
C. Kdo vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?
Všechny zmíněné osobní údaje zpracováváme my jako správce. To znamená, že my stanovujeme shora vymezené účely, pro které Vaše osobní údaje shromažďujeme, určujeme prostředky zpracování a odpovídáme za jeho řádné provedení.
Pro zpracování osobních údajů rovněž využíváme služeb dalších zpracovatelů, kteří osobní údaje zpracovávají na náš pokyn. Takovými zpracovateli jsou zejména:
- provozovatelé marketingových nástrojů, kteří nám pomáhají s optimalizací webu pro výše uvedené účely.
Do vašeho zařízení umožňujeme uložit cookies třetím stranám, které jsou příjemci Vašich osobních údajů, ale nemusí být zpracovateli a je Vaše osobní údaje použít při sběru údajů o Vašem chování na našem webu. Všichni příjemci Vašich osobních údajů, včetně zpracovatelů, jsou uvedeni v cookies liště, nebo seznamu cookies výše.
Dále jsme povinni zpracovávané osobní údaje předávat orgánům státní správy, soudům, orgánům činným v trestním řízení, orgánům dohledu v případě, že nás o to požádají. Rovněž můžeme osobní údaje předávat těmto subjektům a exekutorům na základě našich oprávněných zájmů.
V rámci předání údajů našim zpracovatelům můžeme Vaše údaje předat také do třetích zemí mimo Evropský hospodářský prostor, které nezajišťují odpovídající úroveň ochrany osobních údajů. Veškeré takové předávání budeme uskutečňovat pouze v případě, že se příslušný zpracovatel zaváže dodržovat standardní smluvní doložky vydané Evropskou komisí a dostupné na adrese: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/CS/TXT/?uri=CELEX:32021D0914, které se příjemce ve třetí zemi zavázal vedle dalších dodatečných opatření dodržovat. Společnostem v USA mohou být Vaše osobní údaje předávány na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně pro bezpečný a spolehlivý tok údajů mezi EU a USA, které uvádí, že společnosti, které jsou certifikovány podle rámce EU-USA Data Privacy Framework, poskytují odpovídající úroveň ochrany osobních údajů.
D. Z jakých zdrojů osobní údaje zpracováváme?
Ve většině případů zpracováváme osobní údaje, které nám byly poskytnuty přímo od Vás nebo které jsme shromáždili v rámci návštěvy naší webové stránky sledováním Vašeho chování.
Další osobní údaje získáváme v rámci naší činnosti, přičemž se jedná zejména o odvozené údaje z Vámi poskytnutých údajů.
E. Jaká máte práva při zpracování osobních údajů?
Stejně jako my máme svá práva a povinnosti při zpracování Vašich osobních údajů, máte také Vy při zpracování Vašich osobních údajů řadu práv. Mezi tato práva patří:
Práva odvolat souhlas se zpracováním
Vámi udělený souhlas můžete kdykoli odvolat. Tímto však není dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.
Právo na přístup
Zjednodušeně řečeno máte právo vědět, jaké údaje o Vás zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu, kde Vaše osobní údaje získáváme, komu je předáváme, kdo je mimo nás zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním Vašich osobních údajů. To vše jste se dozvěděl v těchto Informacích o zpracování osobních údajů. Pokud si však nejste jistý, které osobní údaje o Vás zpracováváme, můžete nás požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou z naší strany zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům. V rámci práva na přístup nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii Vám poskytneme bezplatně a další kopie s poplatkem.
Právo na opravu
Chybovat je lidské. Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o Vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, popřípadě doplnili.
Právo na výmaz
V některých případech máte právo, abychom Vaše osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů:
- Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali,
- odvoláte souhlas se zpracováním osobních údajů, přičemž se jedná o údaje, k jejichž zpracování je Váš souhlas nezbytný, a zároveň nemáme jiný důvod, proč tyto údaje potřebujeme nadále zpracovávat (například pro obhajobu našich právních nároků),
- využijete svého práva vznést námitku proti zpracování (viz níže kapitola „Právo vznést námitku proti zpracování“) u osobních údajů, které zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů, a my shledáme, že již žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, nemáme, nebo
- ukáže se, že námi prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.
Ale mějte prosím na paměti, že i když půjde o jeden z těchto důvodů, neznamená to, že ihned smažeme všechny Vaše osobní údaje. Toto právo se totiž neuplatní v případě, že zpracování Vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro:
- splnění naší právní povinnosti (viz výše kapitola „Zpracování bez Vašeho souhlasu“),
- účely archivace, vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely, nebo
- určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků (viz výše kapitola „Zpracování bez Vašeho souhlasu“).
Právo na omezení zpracování
V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo Vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení Vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě však nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Zpracování osobních údajů musíme omezit když:
- popíráte přesnost osobních údajů, než se dohodneme, jaké údaje jsou správné,
- Vaše osobní údaje zpracováváme bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co zpracovávat musíme), ale Vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení (např. pokud očekáváte, že byste nám v budoucnu takové údaje stejně poskytl),
- Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro shora uvedené účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků, nebo
- vznesete námitku proti zpracování. Právo na námitku je podrobněji popsáno níže v kapitole „Právo vznést námitku proti zpracování“. Po dobu, po kterou šetříme, je-li Vaše námitka oprávněná, jsme povinni zpracování Vašich osobních údajů omezit.
Právo na přenositelnost
Máte právo získat od nás všechny Vaše osobní údaje, které jste nám Vy sám poskytl a které zpracováváme na základě Vašeho souhlasu (viz výše kapitola „Zpracování na základě souhlasu“) a na základě plnění smlouvy. Vaše osobní údaje Vám poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Abychom mohli na Vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích. Touto formou Vám tedy nemůžeme přenést vždy a za všech okolností všechny údaje, které jste vyplnil v našich formulářích (například Váš vlastnoruční podpis).
Právo vznést námitku proti zpracování
Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu (viz výše kapitoly „Zpracování bez Vašeho souhlasu“ a „Marketingové aktivity prováděné na základě našeho oprávněného zájmu“). Jde-li o marketingové aktivity, přestaneme Vaše osobní údaje zpracovávat bez dalšího; v ostatních případech tak učiníme, pokud nebudeme mít závažné oprávněné důvody pro to, abychom v takovém zpracování pokračovali.
Právo na přezkum automatizovaného rozhodnutí
Máte právo žádat přezkum automatizovaného rozhodnutí, a to zejména pokud se domníváte, že takové rozhodnutí je nesprávné. Toto právo můžete uplatnit způsobem uvedeným níže v kapitole „Jak lze uplatnit jednotlivá práva?“. V rámci tohoto práva můžete požadovat, aby rozhodnutí bylo přezkoumáno člověkem, a můžete vyjádřit svůj názor ve vztahu k takovému rozhodnutí.
Právo podat stížnost
Uplatněním práv výše uvedeným způsobem není nijak dotčeno Vaše právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, a to způsobem uvedeným níže v kapitole „Jak lze uplatnit jednotlivá práva?“. Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy.
Stížnost proti námi prováděnému zpracování osobních údajů můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
F. Jak můžete uplatnit jednotlivá práva?
Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se můžete obracet na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů.
Pověřence lze kontaktovat kterýmkoliv z následujících prostředků:
Emailem na: poverenec@spcss.cz
Písemně na adrese: Státní pokladna Centrum sdílených služeb, s. p., Na vápence 915/14, 130 00 Praha 3.
Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti Vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění Vás samozřejmě budeme informovat.
Informační memorandum o zpracování osobních údajů pro uchazeče o zaměstnání
(dále jen „Informační memorandum“)
Státní pokladna Centrum sdílených služeb, s. p. IČO: 03630919, se sídlem Na vápence 915/14, Žižkov, 130 00 Praha 3, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, pod sp. zn. A 76922, (dále jen „my“) považuje ochranu osobních údajů za nedílnou součást svých závazků nejen vůči klientům a zaměstnancům, ale také vůči Vám, uchazečům o zaměstnání. Ochraně osobních údajů proto věnujeme náležitou pozornost a při zajištění ochrany osobních údajů jednáme v souladu s právními předpisy.
Na této stránce naleznete informace o tom, jaké osobní údaje zpracováváme v rámci náborového procesu. Naleznete zde informace, zda osobní údaje zpracováváme na základě Vašeho souhlasu nebo na základě jiného právního základu (důvodu), k jakým účelům údaje zpracováváme, zda je někomu předáváme a jaká máte v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů práva. Považujte tedy prosím tento dokument za důležitý zdroj informací o tom, jak zpracováváme Vaše osobní údaje.
A. Jaké osobní údaje zpracováváme?
Zpracováváme následující osobní údaje:
- Identifikační údaje, kterými se rozumí zejména jméno, příjmení, titul, datum narození, pohlaví apod.,
- Kontaktní údaje, kterými se rozumí osobní údaje, které nám umožňují kontakt s Vámi, zejména kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa apod.,
- Údaje související s výkonem práce, kterými se rozumí zejména informace o Vašem vzdělání, absolvovaných školení, předchozí zkušenosti a reference apod.,
- Údaje o posouzení Vaší vhodnosti, kterými se rozumí hodnocení vhodnosti a výsledky testů apod.
B. Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?
V rámci náborového procesu zpracováváme osobní údaje pro různé účely a v různém rozsahu. Osobní údaje přitom zpracováváme na základě kroků vedoucích k uzavření smlouvy, na základě našich oprávněných zájmů a případně i na základě Vašeho souhlasu.
Zpracování bez Vašeho souhlasu – na základě kroků vedoucích k uzavření smlouvy
Na základě kroků vedoucích k uzavření smlouvy zpracováváme Vaše identifikační a kontaktní údaje, údaje související s výkonem práce a údaje o posouzení Vaší vhodnosti, a to za účely hodnocení uchazečů a zpracování v rámci náborového procesu, konkrétně proto, abychom Vás mohli zvát na pohovory a komunikovat s Vámi a abychom mohli z poskytnutých podkladů posoudit Vaši vhodnost na obsazení volného pracovního místa. Pro tyto účely osobní údaje zpracováváme po dobu trvání náborového procesu, ledaže nám k dalšímu zpracování v databázi uchazečů udělíte souhlas.
Zpracování bez Vašeho souhlasu – na základě našich oprávněných zájmů
Na základě našich oprávněných zájmů zpracováváme Vaše identifikační a kontaktní údaje, údaje související s výkonem práce a údaje o posouzení Vaší vhodnosti, a to za účelem obhajoby našich právních nároků. Proti takovému zpracování máte právo kdykoli podat námitku, která může být uplatněna způsobem podrobněji popsanou v kapitole „Právo vznést námitku proti zpracování“. Pro tyto účely osobní údaje zpracováváme po dobu trvání promlčecí doby (v délce maximálně 15 let od skončení náborového procesu) nároků vyplývajících nebo souvisejících s náborovým procesem prodlouženou o další jeden rok s ohledem na ochranu našich právních nároků. V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracováváme Vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takových řízení.
Zpracování na základě Vašeho souhlasu pro účely vedení databáze uchazečů SPCSS
Na základě Vašeho souhlasu zpracováváme Vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje související s výkonem práce pro účely zařazení do databáze uchazečů. V případě neudělení souhlasu budeme tyto údaje zpracovávat pouze do skončení náborového procesu, pokud nám souhlas udělíte, tak maximálně po dobu tří let od skončení náborového procesu. Udělený souhlas můžete odvolat, avšak odvoláním souhlasu zároveň není dotčena zákonnost zpracování osobních údajů do okamžiku odvolání. Souhlas lze odvolat:
- Emailem na: poverenec@spcss.cz
- Písemně na adrese: Státní pokladna Centrum sdílených služeb, Na vápence 915/14, Žižkov, 130 00 Praha 3
Zpracování osobních údajů třetích osob
Na základě oprávněného zájmu dále zpracováváme bez jejich souhlasu identifikační a kontaktní údaje osob, které byly uvedeny jako kontaktní u referencí, a to za účelem hodnocení uchazečů. Tyto údaje zpracováváme po dobu trvání náborového procesu.
C. Kdo Vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?
Všechny zmíněné osobní údaje zpracováváme my jako správce. To znamená, že my stanovujeme shora vymezené účely, pro které Vaše osobní údaje shromažďujeme, určujeme prostředky zpracování a odpovídáme za jeho řádné provedení.
Pro zpracování osobních údajů rovněž v některých případech využíváme služeb dalších zpracovatelů, kteří osobní údaje zpracovávají na náš pokyn. Takovými zpracovateli jsou dodavatelé IT řešení, jako je společnost LMC s.r.o. (IČO: 26441381), provozující server Jobs.cz, v případě zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání v rámci náborového procesu.
Dále jsme povinni zpracovávané osobní údaje předávat orgánům státní správy, soudům, orgánům činným v trestním řízení, orgánům dohledu v případě, že nás o to požádají.
D. Z jakých zdrojů osobní údaje získáváme?
Nejvíce osobních údajů získáme přímo od Vás, tím že nám je sdělíte v rámci náborového procesu, ať již v rámci ústního pohovoru, životopisu nebo jiné dokumentace.
Vedle toho v omezeném rozsahu získáváme a dále zpracováváme osobní údaje získané od osob, které byly uvedeny jako kontaktní u Vašich referencí, z veřejně dostupných zdrojů, kterými jsou veřejné evidence (např. insolvenční rejstřík), od Úřadu práce v případě, že v rámci obsazování volného pracovního místa spolupracujeme s tímto Úřadem, od personálních agentur v případě, že nábor realizujeme prostřednictvím této personální agentury, a to vždy v souladu se zákonnými požadavky.
E. Jaká máte práva při zpracování osobních údajů?
Stejně jako my máme svá práva a povinnosti při zpracování Vašich osobních údajů, máte také Vy při zpracování Vašich osobních údajů určitá práva. Mezi tato práva patří:
Právo na přístup
Zjednodušeně řečeno máte právo vědět, jaké údaje o Vás zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu, kde Vaše osobní údaje získáváme, komu je předáváme, kdo je mimo nás zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním Vašich osobních údajů. To vše jste se dozvěděl v tomto Informačním memorandu. Pokud si však nejste jistý, které osobní údaje o Vás zpracováváme, můžete nás požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou z naší strany zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům. V rámci práva na přístup nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii Vám poskytneme bezplatně a další kopie s poplatkem.
Právo na opravu
Chybovat je lidské. Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o Vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, popřípadě doplnili.
Právo na výmaz
V některých případech máte právo, abychom Vaše osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů:
- Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali,
- odvoláte souhlas se zpracováním osobních údajů, přičemž se jedná o údaje, k jejichž zpracování je Váš souhlas nezbytný, a zároveň nemáme jiný důvod, proč tyto údaje potřebujeme nadále zpracovávat (například pro obhajobu našich právních nároků),
- využijete svého práva vznést námitku proti zpracování (viz níže kapitola „Právo vznést námitku proti zpracování“) u osobních údajů, které zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů, a my shledáme, že již žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, nemáme, nebo
- domníváte se, že námi prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.
Ale mějte prosím na paměti, že i když půjde o jeden z těchto důvodů, neznamená to, že ihned smažeme všechny Vaše osobní údaje. Toto právo se totiž neuplatní v případě, že zpracování Vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro:
- splnění naší právní povinnosti,
- účely archivace, vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely, nebo
- určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků (viz výše kapitola „Zpracování bez Vašeho souhlasu – na základě našich oprávněných zájmů“).
Právo na omezení zpracování
V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo Vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení Vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě avšak nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Zpracování osobních údajů musíme omezit když:
- popíráte přesnost osobních údajů, než se dohodneme, jaké údaje jsou správné,
- Vaše osobní údaje zpracováváme bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co zpracovávat musíme), ale Vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení (např. pokud očekáváte, že byste nám v budoucnu takové údaje stejně poskytl),
- Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro shora uvedené účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků, nebo
- vznesete námitku proti zpracování. Právo na námitku je podrobněji popsáno níže v kapitole „Právo vznést námitku proti zpracování“. Po dobu, po kterou šetříme, je-li Vaše námitka oprávněná, jsme povinni zpracování Vašich osobních údajů omezit.
Právo na přenositelnost
Máte právo získat od nás všechny Vaše osobní údaje, které jste nám Vy sám poskytl a které zpracováváme na základě Vašeho souhlasu (viz výše kapitola „Zpracování na základě Vašeho souhlasu“) a na základě plnění smlouvy. Vaše osobní údaje Vám poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Abychom mohli na Vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích. Touto formou Vám tedy nemůžeme přenést vždy a za všech okolností všechny údaje, které jste vyplnil v našich formulářích (například Váš vlastnoruční podpis).
Právo vznést námitku proti zpracování
Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu (viz výše kapitoly „Zpracování bez Vašeho souhlasu – na základě našich oprávněných zájmů“). Vaše osobní údaje v takovém případě nebudeme pro daný účel dále zpracovávat, pokud nebudeme mít závažné oprávněné důvody pro to, abychom v takovém zpracování pokračovali.
Právo podat stížnost
Uplatněním práv výše uvedeným způsobem není nijak dotčeno Vaše právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, a to způsobem uvedeným níže v kapitole „Jak lze uplatnit jednotlivá práva?“. Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy.
F. Jak lze uplatnit jednotlivá práva?
Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se můžete obracet na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů.
Pověřence lze kontaktovat kterýmkoliv z následujících prostředků:
- Emailem na: poverenec@spcss.cz
- Písemně na adrese: Státní pokladna Centrum sdílených služeb, s. p., Na Vápence 915/14, 130 00 Praha 3.
Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti Vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění Vás samozřejmě budeme informovat.
Podání stížnosti u Úřadu pro ochranu osobních údajů
Stížnost proti námi prováděnému zpracování osobních údajů můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
Informační memorandum o zpracování osobních údajů pro dodavatele a odběratele
Státní pokladna Centrum sdílených služeb, s. p., IČO: 03630919, se sídlem Na vápence 915/14, Žižkov,
130 00 Praha 3, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, pod sp. zn. A 76922, (dále jen „my“) považuje ochranu osobních údajů za nedílnou součást svých závazků nejen vůči klientům a zaměstnancům, ale také vůči Vám, našim dodavatelům a odběratelům, jejich poddodavatelům, členům statutárních orgánů a kontaktním osobám, členů realizačních týmů a skutečných majitelů dodavatelů a jejich poddodavatelům (dále jen „obchodní partneři“ nebo „Vy“). Ochraně osobních údajů proto věnujeme náležitou pozornost a při zajištění ochrany osobních údajů jednáme v souladu s právními předpisy.
V tomto dokumentu naleznete informace o tom, jaké osobní údaje zpracováváme v rámci vztahu mezi námi a Vámi. Naleznete zde informace, zda osobní údaje zpracováváme na základě Vašeho souhlasu nebo na základě jiného právního základu (důvodu), k jakým účelům údaje zpracováváme, zda je někomu předáváme a jaká máte v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů práva. Považujte tedy prosím tento dokument za důležitý zdroj informací o tom, jak zpracováváme Vaše osobní údaje.
A. Jaké osobní údaje zpracováváme?
Zpracováváme následující osobní údaje:
- Identifikační údaje, kterými se rozumí zejména jméno, příjmení, titul, rodné číslo, bylo-li přiděleno, jinak datum narození, místo a stát narození, adresa trvalého pobytu apod.,
- Kontaktní údaje, kterými se rozumí osobní údaje, které nám umožňují kontakt s Vámi, zejména kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa apod.,
- Bankovní a finanční údaje, kterými se rozumí zejména číslo účtu, kód banky apod.,
- Informace související s plněním smlouvy, kterými se rozumí zejména údaje prokazující splnění kvalifikačních požadavků nebo záznamy vzájemné komunikace.
B. Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?
Osobní údaje zpracováváme pro následující účely:
- realizace zadávacího řízení;
- uzavření a plnění smluv s obchodními partnery, a to na základě plnění smlouvy, je-li obchodní partner fyzickou osobu, nebo na základě našeho oprávněného zájmu na plnění takové smlouvy, jde-li o fyzickou osobu, která obchodního partnera zastupuje nebo se jinak podílí na plnění smlouvy;
- vnitřní administrativní potřeby, tvorba statistik a evidencí, a to na základě našeho oprávněného zájmu na zajištění řádné evidence uzavřených smluv s obchodními partnery a oprávněného zájmu na řízení vztahů s obchodními partnery a optimalizaci procesů;
- ochrana majetku a osob, a to na základě našeho oprávněného zájmu na zajištění ochrany našeho majetku, majetku zaměstnanců a třetích osob a zajištění bezpečnosti;
- ochrana právních nároků, a to na základě našeho oprávněného zájmu na zajištění řádné ochrany a účinného uplatňování našich práv a nároků;
- plnění obecných zákonných povinností, zejména v oblasti daňové a účetní, a to na základě právní povinnosti, která se na nás jako na správce vztahuje.
C. Z jakých zdrojů osobní údaje získáváme a jak dlouho je zpracováváme?
Osobní údaje získáváme přímo od Vás tím, že nám je vyplníte na příslušných formulářích a ve smluvní dokumentaci. Vedle toho v omezeném rozsahu získáváme a dále zpracováváme osobní údaje z veřejně dostupných zdrojů, kterými jsou veřejné evidence (např. insolvenční rejstřík nebo evidence exekucí), a to vždy v souladu se zákonnými požadavky.
Osobní údaje uchováváme v nezbytném rozsahu po dobu:
- trvání smlouvy v případě účelu dle písmene b) výše;
- po dobu trvání promlčecí doby, včetně doby pokrývající její případné stavení či přerušení, typicky však ne déle než 10 let po ukončení účinnosti smlouvy v případě účelů pod písmeny c) až e) výše;
- plnění příslušných zákonných povinnosti v případě účelů pod písmeny a) a f) výše.
D. Kdo Vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?
Všechny zmíněné osobní údaje zpracováváme my jako správce. To znamená, že my stanovujeme shora vymezené účely, pro které Vaše osobní údaje shromažďujeme, určujeme prostředky zpracování a odpovídáme za jeho řádné provedení.
Pro zpracování osobních údajů rovněž využíváme služeb dalších zpracovatelů, kteří osobní údaje zpracovávají na náš pokyn. Takovými zpracovateli jsou zejména:
- poskytovatelé informačních systémů a technické infrastruktury v případě, kdy spravují interní systémy pro správu osobních údajů pro účely vnitřní administrativní potřeby,
- naše účetní společnost v případě zpracování identifikačních a kontaktních údajů, bankovních informací pro účely plnění našich právních povinností souvisejících s účetnictvím.
Všichni zpracovatelé jsou zavázáni zpracovatelskou smlouvou k plnění požadavků dle právních předpisů na ochranu osobních údajů, zejména k ochraně Vašich osobních údajů.
Dále jsme povinni zpracovávané osobní údaje předávat orgánům státní správy, soudům, orgánům činným v trestním řízení, orgánům dohledu v případě, že nás o to požádají, či auditním společnostem, pokud je to vyžadováno právními předpisy, případně pak specificky i Ministerstvu financí.
E. Jaká máte práva při zpracování osobních údajů?
Stejně jako my máme svá práva a povinnosti při zpracování Vašich osobních údajů, máte také Vy při zpracování Vašich osobních údajů určitá práva. Mezi tato práva patří:
Právo na přístup
Zjednodušeně řečeno máte právo vědět, jaké údaje o Vás zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu, kde Vaše osobní údaje získáváme, komu je předáváme, kdo je mimo nás zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním Vašich osobních údajů. To vše jste se dozvěděl v tomto Informačním memorandu. Pokud si však nejste jistý, které osobní údaje o Vás zpracováváme, můžete nás požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou z naší strany zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům. V rámci práva na přístup nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii Vám poskytneme bezplatně a další kopie s poplatkem.
Právo na opravu
Chybovat je lidské. Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o Vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, popřípadě doplnili.
Právo na výmaz
V některých případech máte právo, abychom Vaše osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů:
- Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali,
- odvoláte souhlas se zpracováním osobních údajů, přičemž se jedná o údaje, k jejichž zpracování je Váš souhlas nezbytný, a zároveň nemáme jiný důvod, proč tyto údaje potřebujeme nadále zpracovávat (například pro obhajobu našich právních nároků),
- využijete svého práva vznést námitku proti zpracování (viz níže kapitola „Právo vznést námitku proti zpracování“) u osobních údajů, které zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů, a my shledáme, že již žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, nemáme, nebo
- ukáže se, že námi prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.
Ale mějte prosím na paměti, že i když půjde o jeden z těchto důvodů, neznamená to, že ihned smažeme všechny Vaše osobní údaje. Toto právo se totiž neuplatní v případě, že zpracování Vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro:
- splnění naší právní povinnosti (viz výše kapitola „Zpracování bez Vašeho souhlasu – na základě našich plnění právních povinností“),
- účely archivace, vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely, nebo
- určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků.
Právo na omezení zpracování
V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo Vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení Vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování, avšak nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Těmito případy, kdy musíme omezit zpracování Vašich osobních údajů, jsou situace, kdy:
- popíráte přesnost osobních údajů, než se dohodneme, jaké údaje jsou správné,
- Vaše osobní údaje zpracováváme bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co zpracovávat musíme), ale Vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení (např. pokud očekáváte, že byste nám v budoucnu takové údaje stejně poskytl),
- Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro shora uvedené účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků, nebo
- vznesete námitku proti zpracování. Právo na námitku je podrobněji popsáno níže v kapitole „Právo vznést námitku proti zpracování“. Po dobu, po kterou šetříme, je-li Vaše námitka oprávněná, jsme povinni zpracování Vašich osobních údajů omezit.
Právo na přenositelnost
Máte právo od nás získat všechny Vaše osobní údaje, které jste nám Vy sám poskytl a které zpracováváme na základě Vašeho souhlasu nebo na základě plnění smlouvy (viz výše kapitola „Zpracování bez Vašeho souhlasu – na základě plnění smlouvy“). Vaše osobní údaje Vám poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Abychom mohli na Vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích. Touto formou Vám tedy nemůžeme přenést vždy a za všech okolností všechny údaje, které jste vyplnil v našich formulářích (například Váš vlastnoruční podpis).
Právo vznést námitku proti zpracování
Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu či splnění úkolu ve veřejném zájmu (viz výše kapitoly „Zpracování bez Vašeho souhlasu – na základě našich oprávněných zájmů“ a „Zpracování bez Vašeho souhlasu – na základě splnění úkolu ve veřejném zájmu“). Vaše osobní údaje v takovém případě nebudeme pro daný účel dále zpracovávat, pokud nebudeme mít závažné oprávněné důvody pro to, abychom v takovém zpracování pokračovali.
Právo podat stížnost
Uplatněním práv výše uvedeným způsobem není nijak dotčeno Vaše právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, a to způsobem uvedeným níže v kapitole „Jak lze uplatnit jednotlivá práva?“. Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy.
Stížnost proti námi prováděnému zpracování osobních údajů můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
F. Jak lze uplatnit jednotlivá práva?
Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se můžete obracet na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů.
Pověřence lze kontaktovat kterýmkoliv z následujících prostředků:
Emailem na: poverenec@spcss.cz
Písemně na adrese: Státní pokladna Centrum sdílených služeb, s. p., Na Vápence 915/14, 130 00 Praha 3
Aktuální kontaktní informace jsou dostupné na našich webových stránkách.
Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti Vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění Vás samozřejmě budeme informovat.
